Samarinda, Busam.id – Cukup banyak istilah perpustakaan dan kearsipan yang belum familiar bagi masyarakat.
Salah satunya adalah Retensi Arsip.
Salah satu Pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kalimantan Timur (Kaltim), Arsiparis Penyelia, Ana Palyantisari, menjelaskan proses penting dalam penilaian arsip yang dilakukan oleh DPK Kaltim.
Penilaian jenis arsip melibatkan dua aspek utama, yaitu penggunaan jadwal retensi arsip dan penilaian nilai guna arsip. Menurut Ana, tahap awal dalam menilai arsip adalah menggunakan jadwal retensi arsip.
“Ini melibatkan penggunaan aturan atau jadwal yang mengatur berapa lama suatu arsip harus disimpan sebelum dapat dimusnahkan. Selain itu, penilaian juga mempertimbangkan nilai guna arsip, terutama yang berkaitan dengan nilai sejarah,” jelas Ana baru-baru ini.
Ana menjelaskan bahwa sebelum memulai proses penilaian arsip, langkah awal adalah membentuk tim penilai.
Tim ini bertugas untuk menilai arsip-arsip yang ada dan menentukan apakah arsip tersebut harus disimpan atau dimusnahkan.
Sebelum tim penilai dapat bekerja, mereka harus memperoleh Surat Keputusan (SK) dari Gubernur.
Setelah memperoleh SK, tim penilai akan mulai bekerja, menilai berbagai arsip dan mencatat hasilnya melalui notulensi.
“Sebagai contoh, dari 15 ribu berkas yang dinilai, mungkin hanya 100 berkas yang memenuhi syarat untuk disimpan sebagai arsip statis, sedangkan sisanya masuk dalam kategori arsip yang bisa dimusnahkan,” katanya.
Ana juga mengungkapkan bahwa berdasarkan jadwal retensi arsip, sebuah dokumen biasanya dapat dimusnahkan pada tahun ke-6.
Namun, hal ini tergantung pada kondisi dokumen dan aturan tertentu dalam jadwal retensi arsip.
“Sebagai contoh, dokumen yang awalnya aktif dalam suatu unit kerja dan disimpan selama dua tahun, kemudian menjadi inaktif dan dipindahkan ke unit kearsipan record center setelah 2 tahun aktif. Dokumen tersebut kemudian inaktif selama tiga tahun lagi. Setelah total aktif dan inaktif mencapai enam tahun, dokumen tersebut dapat dimusnahkan,” tambahnya.
Proses pemusnahan dokumen melibatkan pemotongan ribuan kertas dokumen menjadi limbah kertas.
“Limbah kertas ini kemudian dapat didaur ulang, sehingga meminimalkan dampak lingkungan,” jelasnya.
Dengan menjalankan prosedur penilaian arsip yang ketat seperti ini, DPK Kaltim berupaya untuk menjaga kebersihan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip, sambil memastikan bahwa arsip yang memiliki nilai sejarah tetap terjaga. (ADV/ONE/DPKKALTIM)
Editor: Tri W
